推薦！備受關注的公物倉建設——來自國家圖書館10余年的實踐經驗與管理思考
發布日期：2023-09-07 瀏覽：1260
為響應政府“過緊日子”有關要求，公共圖書館應將調劑作為資產配置的主要途徑，而建立和發展內部公物倉則是公共圖書館開展資產調劑、推進資源共享的重要舉措。本文以國家圖書館為例，分享其探索通過內部公物倉實現資產調劑共享而實施的一系列具體措施，從多個方向推進內部公物倉建設，實現提高資產利用率和充分發揮資產效能的資產管理工作目標。
多年來國家圖書館積極致力于建立內部公物倉，在推動資產調劑共享、盤活閑置資產、節約經濟資源等方面進行了大量實踐。國家圖書館內部公物倉始于2009年。當時，館內各部門待報廢資產分別由各部門自行保管，處置時再由資產綜合管理部門上門回收，嚴重擠占了正常辦公及業務空間。為節省空間、便于集中處置，館內專設庫房存放待報廢資產。隨著業務規模的擴大，庫房存儲范圍進一步擴大，因業務格局調整等各種原因形成的閑置資產也一并納入庫房，為此館內在原有待報廢資產庫房的基礎上進一步拓展庫房功能，形成閑置資產內部公物倉。國家圖書館內部公物倉由設備倉和家具倉組成，共設兩間實體庫房。倉內資產主要來源于以下途徑：一是館內業務或服務格局調整導致場地功能發生變化，基于原有服務或業務功能配置的資產無法滿足新的工作需求，從而成為閑置資產；二是隨著技術的發展進步，一些資產在配置性能上無法滿足部門較高技術要求的使用需求，但資產本身狀況良好，仍可滿足一般性使用需求，只是因為技術原因而成為閑置資產；三是員工離職或退休產生的閑置資產。設備倉依據設備類型、體積進行分類存儲。倉內專門搭建貨架，用于存放小型設備；對于體積和重量較大的設備，出于安全考慮不再上架，而是設定專門區域存放。兩個區域內的設備又進一步根據資產狀況進行分類，確已無法使用的待報廢資產與可再利用資產分別存儲，方便后續領用。由于家具類資產普遍體積較大，因此家具倉主要采取集中存放模式，可再利用家具依據種類存放，待報廢家具直接集中堆放。針對內部公物倉內種類豐富的資產，國家圖書館依托資產管理系統建立了內部公物倉資產臺賬，記錄閑置資產的相關信息,并實時對臺賬進行更新。負責內部公物倉日常管理的資產管理部門對于各部門退回倉內的資產第一時間辦理退回手續，資產賬務由原使用部門變更為公物倉；對于出倉資產及時辦理資產領用手續，在資產賬務由公物倉轉移至使用部門的同時，實現資產實物與管理責任的同步轉移，保證倉內資產賬實相符。內部公物倉資產在日常業務工作及各類臨時性保障服務中發揮著重要作用。一是保障業務及辦公需求，資產管理部門每月組織兩次倉內資產挑選會，由各部門現場挑選所需資產，對本部門老舊設備及家具進行替換；二是針對業務部門階段性業務工作提供所需資產，減少資產重復購置；三是保障館內讀者服務與業務工作空間優化調整所產生的資產需求。近年來，隨著文獻存儲量不斷增加，館內文獻存儲庫房空間日趨緊張，閱覽部門積極采取措施拓展存儲空間，所需配套書架、期刊架等各類文獻存儲家具均通過公物倉加以解決；四是為館內舉行的各類講座、閱讀推廣活動等公益服務提供所需資產。內部公物倉的資產主要來源于館內各部門的閑置、超標資產，而閑置、超標資產的存在恰恰反映出資產利用率不高，如果部門所占有的資產能夠物盡其用，則不需要納入公物倉。資產利用率不足主要源于購置經費的無償取得。我國公共圖書館資產購置經費均來自財政撥款，因而公共圖書館的關注重點在于財政經費的撥款額度，對于通過經費支出所購置資產的實際使用情況和由此產生的社會效益和經濟效益重視不足。在這種觀念的影響下，公共圖書館在資產購置事項審核過程中容易忽視存量資產數據，造成同類資產重復購置，為產生閑置資產埋下隱患。一些業務部門出于自身使用方便的考慮，傾向于囤積資產，即使在資產利用率很低的情況下也不愿將資產納入公物倉進行共享共用，導致資產在部門內部長期處于閑置狀態，隨著時間推移性能逐漸老化甚至發生資產損壞的情況，最后只能進行報廢處置。而真正有需求的部門由于無法通過共享共用方式獲得所需資產而只能申報購置，在耽誤工作進度的同時造成經濟資源浪費。從實際情況來看，由于人們使用習慣上的慣性思維，認為庫存資產是舊資產，不及新購資產易于使用，無法滿足工作需要，并且在使用中存在諸多不便，因此部門在現有資產無法滿足需要時仍對調劑資產的使用意愿較低，調劑尚未成為資產配置的主要方式。資產管理部門應定期對已購資產的使用情況進行跟蹤統計，在每年資產盤點過程中，除根據資產賬務進行實物清點外，還要關注資產實際使用情況，對于各部門因各種原因長期閑置和低效使用的資產，應及時納入公物倉進行集中統一管理，充實公物倉庫存，為后續調劑共享創造條件。對各部門而言，應將資產管理工作納入整體工作統籌考慮，跳出自身利益局限，對于長期不用的閑置資產主動清退至公物倉。2.內部公物倉管理與資產配置相結合，堅持調劑為主的資產配置方式資產配置是資產管理工作的重要環節，內部公物倉的核心職能在于為館內部門提供可用資產，是進行資產配置的重要途徑，因此必須把資產配置與公物倉的資產保障職能有效結合，充分發揮公物倉的保障職能，堅持以調劑為主的資產配置方式。對于經審核同意的資產配置申請，應優先考慮以內部公物倉調撥、調劑的方式加以滿足，可通過調劑的不再重新購置，實現資產調劑配置常態化、制度化。建立資產調劑與預算經費掛鉤的工作機制，將部門資產調劑情況作為下年度預算經費安排的重要參考依據，對積極參與調劑的部門，優先考慮其下一年度預算申請。從實際情況來看，公共圖書館不可避免地會因各種原因產生閑置資產，要盤活閑置資產，提高資產利用率就必須掌握現有資產的具體情況。公共圖書館應通過定期盤點來摸清家底，對于盤點中發現的閑置資產，資產管理部門應在了解資產狀態的同時進行分類處理。一是尋找有需求的部門，實時開展共享共用；對于暫時無法落實需求部門的閑置資產，可回收至內部公物倉。由于內部公物倉空間有限，一些分散在部門的閑置資產可能一時無法退回倉內，資產管理部門應將散落在部門內部的閑置資產一并納入可調劑共享的范圍，在內部公物倉具備存儲空間后及時收回，并進行信息共享，尋找潛在使用者。推動資產共享共用需要多方共同努力。資產管理部門應對內部公物倉內的可用資產妥善保管、及時維護，并定期進行倉內環境清潔，為庫存資產創造良好存儲條件，延長使用壽命，為共享共用提供實物基礎。在資產管理工作會議或業務培訓等適當場合積極宣傳共享共用理念,提高全員節約意識，使共享共用、杜絕浪費的觀念深入人心，在公共圖書館內形成厲行節約的良好氛圍。建立資產共享共用考核制度，將資產共享共用納入部門年終考核內容，對積極參與的部門進行的精神及物質獎勵，提高其參與資產共享共用的積極性、主動性。信息的閉塞是阻礙資產共享共用的一個重要因素，實現閑置資產館內共享需要打破部門間的信息壁壘，進行閑置資產信息的有效分享，這要通過建立閑置資產信息共享平臺來完成。一是內部公物倉存量資產信息的定期發布；二是因各種原因一時無法回收至內部公物倉而暫存于部門的閑置資產，其信息也應予以及時發布，避免因信息分享不暢造成資產重復配置。
